V současné době, vlivem stále větší konkurence, jsou firmy nuceny rozhodovat se s vysokou zodpovědností a pod velkým časovým tlakem. Tato rozhodnutí však vyžadují dostatek relevantních, přesných a kvalitních informací s minimální technickou náročností na manipulaci a s možností rychle reagovat na měnící se požadavky trhu. Zpracování informací probíhá v informačních systémech (především v aplikacích ERP), které na jedné straně poskytují přehledné uspořádání dat, rychlé provádění jednotlivých transakcí a zajišťují integritu a bezpečnost dat, ale na druhé straně s sebou přináší i určitá omezení.

 

V informačních systémech jsou údaje uspořádány na základě funkčního hlediska (účetní systém, systém pro řízení obchodu, evidence zaměstnanců, systém pro evidenci výroby...). V případě velkých firem mohou být v různých lokalitách různé informační systémy stejného typu. Údaje o zákazníkovi a jeho transakcích jsou tak vedeny v různých informačních systémech, které nemusí být vždy provázány. Aby však společnost mohla zvolit vhodnou marketingovou strategii, zjistit pravděpodobnost obchodu zákazníka či pravděpodobnost nákupu daného produktu, potřebuje mít k zákazníkovi snadno dostupné všechny informace, které o něm zná.

Dalším omezením je, že informační systémy nejsou schopny rychle a pružně měnit kritéria potřebná pro analýzy dat (možnost sledovat data dle času, dle zákazníka, segmentů trhu, podniků...).

Informační systémy poskytují sestavy a přehledy zahrnující pouze údaje, které jsou v daném systému uloženy. Zpracování složitějších sestav informační systém zatěžuje a nepříznivě ovlivňuje jeho výkonnost. Zde nastává stále aktuálnější požadavek firem na vysoký dotazovací výkon, aby bylo možné zvládat komplexní analýzy dat, definovat vyjímečné události (překročení nákladů, pokles zisku...) a především provádět analýzy dat z různých úhlů pohledů. Nicméně důležité je, aby údaje byly zobrazovány graficky co nejnázorněji, abychom byli schopni zjistit, jaké faktory mají vliv na vybrané ukazatele.

Základem Business Intelligence je přetváření zdrojových (zpravidla transakčních) dat na znalosti, s pomocí nichž jsou následně přijímána správná rozhodnutí. V rámci tohoto procesu jsou data čištěna, integrována, transformována do využitelné podoby a následně analyzována a dále zpracovávána.